Email senden und beantworten - der richtige Zeitpunkt

Also so zwischen 23.00 Uhr und 06.00 Uhr würde ich keine Emails verschicken (also wir reden hier von beruflichen Dingen nicht privat an Freunde). Kommt irgendwie immer komisch wenn einer um 03:58h oder so Sachen beantwortet. Dann fragt man sich automatisch, was der denn um die Zeit macht.. Auch wenn es eigentlich völlig egal ist, weckt es negative Assoziationen.

Schnelligkeit von Antworten kommt natürlich immer auf die Frage und Dringlichkeit an. Versuche das meiste am selben Tag zu beantworten, aber drei Minuten später würd ich nie antworten außer auf eine ja/nein Frage.

Ach ja was mich immer massiv nervt sind so Emails mit "Guten Abend..." oder "Guten Morgen.." wo der gegenüber anscheinend nicht checkt, dass ich die nicht unbedingt morgens/abends lese

Mails auf der Arbeit beantworte ich i.d.R. am selben Tag,
es muss ja nicht immer gleich die Lösung sein, aber kurz
melden gehört imo zum guten Ton(genauso wie man
zurückruft...).

Spätestens so 3 Stunden nach üblichem arbeitsende
versende ich nichts mehr, weils komisch wirkt.

Die Tageszeit bei der Begrüßung verwende ich nur, wenn
ich relativ sicher bin, wann der gegenüber wieder im dienst ist.

Ach ja noch ein Megatiltfaktor:

Lesebestätigung

Bin der Meinung das ist völlig unwichtig und da sollte man gar nichts rein interpretieren.

Habe durchaus geschäftliche Kontakte in verschiedene Richtungen, sprich Management, Top-Management, HR, Betrieb (IT) oder Entwicklung.
Dort werden Mails zu jeder Tages- und Nachtzeit versandt, weitergeleitet oder ähnliches. Viele arbeiten mit mobilen Geräten ausserhalb der Arbeitszeit.

Natürlich kommt es auf die Position an, wenn man Standard-Sachbearbeiter ohne Heimarbeitsplatz / Remote-Tool ist und um 22:16 Uhr E-Mails verschickt könnte es irritieren, ansonsten gibt es auch hierfür genügend Erklärungsmöglichkeiten - wie zB einen Change, Störungsbehebung oder ähnliches.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses bei einem neuen Arbeitgeber habe ich zB von HR der Polizei Hessen E-Mails um 04:56 Uhr erhalten. Auf meine Antwort 15 Minuten später kam auch umgehend eine Antwort, dh Verantwortliche arbeiten durchaus sehr früh oder sehr spät.

Ich arbeite auch ausserhalb der Regelarbeitszeiten und versende Mails wann immer ich möchte. Nur wenn der Vorgesetzte als Empfänger/cc mit drin ist versende ich diese Mails nur, wenn es meiner Arbeitszeit bzw. verschobener Arbeitszeit entspricht (damit es nicht auffällt). Dafür gibts ja dann die Entwürfe :-)

Ich weiß nicht, wo das Problem sein soll, rund um die Uhr Emails zu verschicken.
Wir arbeiten in einer globalisierten, flexiblen Welt ohne Öffnungszeiten.
Ich verschicke meine Mails Sonntags, an Feiertagen, Morgens um 3 oder wenn ich auf dem Klo sitze.

Was ist, wenn die Systemzeit beim Absender nicht stimmt?
Jemand im Außendienst arbeitet und ggf. erst Abends Emails beantworten kann oder im Ausland (in einer anderen Zeitzone) ist?

Das kann man anhand der Email gar nicht wissen.

Bei einer Email gibt es deswegen keine "falsche" Uhrzeit, weil man mit einer Mail niemanden stört. Anders ist das beim Telefon.

Bei der Reaktionszeit gibts auch kein zu schnell. Nur ein zu langsam.

Nächste Frage, die sich mir gerade stellt.

Tatsächliches Beispiel von gerade eben:

Sekretärin von der Uni schickt mir (externer Korrektor) eine Mail mit der Lösung der Klausur. Ich schreibe Danke zurück und wünsche ein schönes Wochenende.

Jetzt die nächste Mail von ihr, ein Excel Sheet, ich solle nach der Korrektur doch bitte die Note hinter die jeweiligen Namen eintragen.

Antwortet man auf so etwas überhaupt noch?
Oder nimmt man es einfach stillschweigend zur Kenntnis?

Letzteres würde mich um einen Schreib- sie um einen Lesevorgang erleichtern, könnte aber unhöflich erscheinen.

Toughts allgemein zum Thema "Antworten auf Emails, die keine Frage beinhalten" ?

Original von Twirex
Nächste Frage, die sich mir gerade stellt.

Tatsächliches Beispiel von gerade eben:

Sekretärin von der Uni schickt mir (externer Korrektor) eine Mail mit der Lösung der Klausur. Ich schreibe Danke zurück und wünsche ein schönes Wochenende.

Jetzt die nächste Mail von ihr, ein Excel Sheet, ich solle nach der Korrektur doch bitte die Note hinter die jeweiligen Namen eintragen.

Antwortet man auf so etwas überhaupt noch?
Oder nimmt man es einfach stillschweigend zur Kenntnis?

Letzteres würde mich um einen Schreib- sie um einen Lesevorgang erleichtern, könnte aber unhöflich erscheinen.

Toughts allgemein zum Thema "Antworten auf Emails, die keine Frage beinhalten" ?

Der Frage schließe ich mich mal an, bin da auch regelmäßig unsicher. Verzichte dann meist aus Bequemlichkeit auf eine weitere E-Mails

Wenn ich selbst eine Rückmeldung haben möchte, bitte ich kurz darum, sofern es nicht offensichtlich ist.

@Topic: Es gibt doch nichts besseres als instant beantwortete E-Mails.

Ich arbeite selbst als HiWi und nachdem der Prof. mir regelmäßig nachts zwischen 3:00 und 5:00 Uhr E-Mails schickte, hab ich dann auch meine Hemmungen abgelegt zu den unmöglichsten Zeiten zu antworten.

Original von Twirex
Nächste Frage, die sich mir gerade stellt.

Tatsächliches Beispiel von gerade eben:

Sekretärin von der Uni schickt mir (externer Korrektor) eine Mail mit der Lösung der Klausur. Ich schreibe Danke zurück und wünsche ein schönes Wochenende.

Jetzt die nächste Mail von ihr, ein Excel Sheet, ich solle nach der Korrektur doch bitte die Note hinter die jeweiligen Namen eintragen.

Antwortet man auf so etwas überhaupt noch?
Oder nimmt man es einfach stillschweigend zur Kenntnis?

Letzteres würde mich um einen Schreib- sie um einen Lesevorgang erleichtern, könnte aber unhöflich erscheinen.

Toughts allgemein zum Thema "Antworten auf Emails, die keine Frage beinhalten" ?

das versteh ich ich grad nicht so richtig.
Was willst du da zurück schreiben?
"Ja, ok, ich trage die Noten ein und schicke Ihnen das korrekt ausgefüllte Sheet asap zurück" ?

Warum nicht einfach die Anforderung erledigen und wenn die Arbeit getan ist, zurückschicken?

Prinzipiell antwortet man nur auf eine Email, die nach einer Antwort verlangt.
Ich habe auch ein paar ausländische Lieferanten, die meinen, mir einen super Service zu bieten indem Sie sich jedes mal für den Erhalt der Mail bedanken und dass die Antwort ASAP folgt.
Da denk ich mir jedes mal, herzlichen Glückwunsch, ich will aber auch hoffen, dass du dich darum kümmerst.
Delete.

Das sind so mails, die die Welt nicht braucht. Ich nenne das: "not read -> delete" mails.

Ganz allgemein gesprochen: Sich für den Erhalt einer Mail zu bedanken und zu sagen, man kümmere sich darum, ist für mich nichts weiter als spam.

Wenn das jeder machen würde, puh. Ich würde ausflippen. Und nur noch Faxe versenden ♦

Abgabetermin ist halt erst in 2 Wochen, deshalb könnte es jetzt eben angebracht sein zu antworten, damit sie sieht, die Mail ist nicht untergegangen.

Aber wie gesagt, dein "Problem" habe ich oben ja durchaus aufgegriffen.
Ich erspare mir und ihr eine Mail.

Die meisten Leute gehen davon aus, dass eMails auch ankommen. Wenn sie das nicht tun, schreiben sie für gewöhnlich rein, dass sie um ne kurze Bestätigung bitten. Ansonsten antworte ich auch nur noch, wenn ne Antwort gefordert ist.

Also bei der Uhrzeit bin ich schmerzfrei, solange es nicht grad Samstag um 3 Uhr früh eine Mail mit haufenweise Smileys und Rechtschreibfehlern ist.

Zum zweiten Thema, da würde ich es von der Person abhängig machen. Jemanden den ich besser kenne, also eher perdu bin usw. würde ich sowas wie "Alles klar, schönes Wochenende" ohne Begrüßung und Signatur schreiben.
Bei Leuten die ich nur über Mail/Telefon kenne und auch selten Kontakt habe würde ich gar nicht antworten, da eine formale Mail zu schreiben wie es cherubium beschreibt halte ich auch eher für Spam.
Im Zweifelsfall aber lieber eine freundliche Mail zu viel als zu wenig, aber eben wirklich nur im Zweifelsfall.

Original von cherubium
Ich weiß nicht, wo das Problem sein soll, rund um die Uhr Emails zu verschicken.
Wir arbeiten in einer globalisierten, flexiblen Welt ohne Öffnungszeiten.
Ich verschicke meine Mails Sonntags, an Feiertagen, Morgens um 3 oder wenn ich auf dem Klo sitze.

Was ist, wenn die Systemzeit beim Absender nicht stimmt?
Jemand im Außendienst arbeitet und ggf. erst Abends Emails beantworten kann oder im Ausland (in einer anderen Zeitzone) ist?

Das kann man anhand der Email gar nicht wissen.

Bei einer Email gibt es deswegen keine "falsche" Uhrzeit, weil man mit einer Mail niemanden stört. Anders ist das beim Telefon.

Bei der Reaktionszeit gibts auch kein zu schnell. Nur ein zu langsam.

So und nicht anders

Original von cherubium
das versteh ich ich grad nicht so richtig.
Was willst du da zurück schreiben?
"Ja, ok, ich trage die Noten ein und schicke Ihnen das korrekt ausgefüllte Sheet asap zurück" ?

Warum nicht einfach die Anforderung erledigen und wenn die Arbeit getan ist, zurückschicken?

Prinzipiell antwortet man nur auf eine Email, die nach einer Antwort verlangt.
Ich habe auch ein paar ausländische Lieferanten, die meinen, mir einen super Service zu bieten indem Sie sich jedes mal für den Erhalt der Mail bedanken und dass die Antwort ASAP folgt.
Da denk ich mir jedes mal, herzlichen Glückwunsch, ich will aber auch hoffen, dass du dich darum kümmerst.
Delete.

Das sind so mails, die die Welt nicht braucht. Ich nenne das: "not read -> delete" mails.

Ganz allgemein gesprochen: Sich für den Erhalt einer Mail zu bedanken und zu sagen, man kümmere sich darum, ist für mich nichts weiter als spam.

Wenn das jeder machen würde, puh. Ich würde ausflippen. Und nur noch Faxe versenden ♦

Ich verstehe das Argument der "Spam"-Mails. Dennoch finde ich es besser, wenn man generell ein kleines Feedback gibt. Dabei sollte man unterscheiden können, wann man Feedback geben sollte (auch ohne eine Frage in der Email) und wann nicht.

Z.B. verschicke ich eine Rechnung und bekomme keine Empfangsbestätigung vom Kunden. Die Zahlung erfolgt ebenfalls längere Zeit nicht und da fragt man sich, ob es Probleme beim Senden der Email gab oder ob diese evtl. im Spam gelandet ist, ODER ob der Kunde einfach langsam ist. Natürlich kann man hier eine Erinnerung schicken, macht jedoch Sinn, wenn man weiß, dass die vorherige Email angekommen ist.

Ich persönlich antworte z.B. bei Kunden oftmals einfach mit "…alles klar" bei Emails, bei denen ich denke, dass der Kunde eine Art von Bestätigung erwartet (z.B. wenn er/sie mir Daten/Fotos schickt). Falls es formell sein soll, dann eben mit Signatur und Anrede. Den Kunden jedoch ohne Feedback stehen zu lassen, finde ich schlechter, als dass er eine Email als "unnötig" erachtet. Hatte öfters auch den Fall, dass Kunden es mir später vorgehalten haben, dass ich ja keine Bestätigungen schreibe und sie deswegen im Dunkeln stehen würden.
Falls mir jemand einfach "schönes Wochenende und bis nächste Woche" schreibt, benötigt es keine Antwort.

Ich persönlich denke da gehört immer eine gute Portion Fingerspitzengefühl dazu.

Wenn z.B. ein Vorgesetzter mir ne recht kurze Mail mit irgendeiner Arbeitsanweisung zukommen lässt überlege ich mir halt ob ihn das weiterbringt wenn ich ihm antworte oder nicht.
Ist er also dort hinterher und kann das Thema dann mental abhaken wenn ich ihm kurz antworte, dass ich mich darum kümmere.
Oder reicht es einfach sich der Aufgabe anzunehmen ohne ihm da direkt eine Rückmeldung zu geben.

Glaube also nicht, dass man generell eine Aussagen zu treffen kann.
Kommt stark auf die Person, den Zusammenhang und die Unternehmenskultur/Arbeitskultur an.

Was ist eigentlich mit der Anrede wenn man schnell eine Antwort mit Gegenfragen erhält. Also wenn ihr etwas verschickt mit "Sehr geehrter Herr X", derjenige antwortet dann und ihr schreibt erneut kurze Zeit später. Gar keine Anrede mehr oder wieder förmlich?

Original von Twirex
Nächste Frage, die sich mir gerade stellt.

Tatsächliches Beispiel von gerade eben:

Sekretärin von der Uni schickt mir (externer Korrektor) eine Mail mit der Lösung der Klausur. Ich schreibe Danke zurück und wünsche ein schönes Wochenende.

Jetzt die nächste Mail von ihr, ein Excel Sheet, ich solle nach der Korrektur doch bitte die Note hinter die jeweiligen Namen eintragen.

Antwortet man auf so etwas überhaupt noch?
Oder nimmt man es einfach stillschweigend zur Kenntnis?

Letzteres würde mich um einen Schreib- sie um einen Lesevorgang erleichtern, könnte aber unhöflich erscheinen.

Toughts allgemein zum Thema "Antworten auf Emails, die keine Frage beinhalten" ?

Du hast ein schönes Wochenende gewünscht, das suggeriert, dass du jetzt Wochenende hast. Dementsprechend brauchst du nicht mehr antworten, weil du es nicht mehr liest, denn du hast ja Wochenende.

Original von escheAA
Was ist eigentlich mit der Anrede wenn man schnell eine Antwort mit Gegenfragen erhält. Also wenn ihr etwas verschickt mit "Sehr geehrter Herr X", derjenige antwortet dann und ihr schreibt erneut kurze Zeit später. Gar keine Anrede mehr oder wieder förmlich?

Immer förmlich mit Kunden imo.
Ist ja kein Problem "Sehr geehrte ..." steht ja eh immer da.

Stellt euch einfach vor, dass E-Mails auch ausgedruckt werden und in Akten wandern. In kurzer Zeit erinnert sich keiner mehr an euren "Dialog", schon gar nicht, wenn es ein fremder liest.

Original von SirRector

Original von cherubium
das versteh ich ich grad nicht so richtig.
Was willst du da zurück schreiben?
"Ja, ok, ich trage die Noten ein und schicke Ihnen das korrekt ausgefüllte Sheet asap zurück" ?

Warum nicht einfach die Anforderung erledigen und wenn die Arbeit getan ist, zurückschicken?

Prinzipiell antwortet man nur auf eine Email, die nach einer Antwort verlangt.
Ich habe auch ein paar ausländische Lieferanten, die meinen, mir einen super Service zu bieten indem Sie sich jedes mal für den Erhalt der Mail bedanken und dass die Antwort ASAP folgt.
Da denk ich mir jedes mal, herzlichen Glückwunsch, ich will aber auch hoffen, dass du dich darum kümmerst.
Delete.

Das sind so mails, die die Welt nicht braucht. Ich nenne das: "not read -> delete" mails.

Ganz allgemein gesprochen: Sich für den Erhalt einer Mail zu bedanken und zu sagen, man kümmere sich darum, ist für mich nichts weiter als spam.

Wenn das jeder machen würde, puh. Ich würde ausflippen. Und nur noch Faxe versenden ♦

Ich verstehe das Argument der "Spam"-Mails. Dennoch finde ich es besser, wenn man generell ein kleines Feedback gibt. Dabei sollte man unterscheiden können, wann man Feedback geben sollte (auch ohne eine Frage in der Email) und wann nicht.

Z.B. verschicke ich eine Rechnung und bekomme keine Empfangsbestätigung vom Kunden. Die Zahlung erfolgt ebenfalls längere Zeit nicht und da fragt man sich, ob es Probleme beim Senden der Email gab oder ob diese evtl. im Spam gelandet ist, ODER ob der Kunde einfach langsam ist. Natürlich kann man hier eine Erinnerung schicken, macht jedoch Sinn, wenn man weiß, dass die vorherige Email angekommen ist.

Verstehe ich nicht, wenn du ne Rechnung per Post verschickst, bekommst du doch auch keine Bestätigung, dass die Rechnung angekommen ist und derjenige sich nun daran macht, fristgerecht zu bezahlen. Wieso sollte man das also bei E-Mails machen?

Ich persönlich würde zwischen Post und Email unterscheiden. E-Mail ist einfach viel flexibler und die Kunden, mit denen ich arbeite, sitzen sowieso immer am Rechner. Das gibt die Möglichkeit, direkt und unkompliziert eine Antwort zu geben.

Es muss auch nicht unbedingt nun bei einer Rechnung sein. Im Allgemeinen bei Angelegenheiten, bei denen ich eine Empfangsbestätigung erwarten würde / könnte bzw. einfach ein Feedback, dass alles verstanden wurde. Schreibe ich z.B. meinen Mitarbeitern Projektupdates, was zu erledigen sei, möchte ich, dass es wahrgenommen und verstanden wird, damit ich nicht im Dunkeln sitze und hoffe, dass alles verstanden wurde.